Je stuurt een feedbackformulier rond en er komen drie reacties binnen. Herkenbaar? Dat ligt bijna nooit aan je team. Meestal ligt het aan de vraag, het moment of de lengte van de lijst. In dit artikel lees je waarom feedbackrondes vaak stilvallen, hoe je de drempel verlaagt en welke vragen je het beste stelt. Ook lees je wat je daarna met de antwoorden doet, want dat bepaalt of mensen de volgende keer weer meedoen.
Waarom niemand je formulier invult
Mensen willen best iets zeggen over hoe het werk gaat. Alleen kost invullen tijd, en tijd is precies wat er op een drukke dag niet is.
Daar komt bij dat veel formulieren simpelweg te lang zijn. Twintig vragen, allemaal verplicht, en dan ook nog een open vak van tien regels. Halverwege haakt bijna iedereen af.
En er speelt nog iets. Als er de vorige keer niets met de antwoorden is gedaan, weet je team dat nog. Invullen is dan niet vergeten, maar bewust overgeslagen. Feedback ophalen is dus vaker een kwestie van aanpak dan van techniek. Op Secretaressenet delen support professionals hoe zij dit soort rondes praktisch organiseren, van de vraagstelling tot de terugkoppeling.
Houd het kort, echt kort
Vijf vragen is genoeg. Soms zijn drie vragen al voldoende.
Een korte lijst maak je af in de tijd tussen twee afspraken. Dat merk je meteen aan het aantal reacties dat je binnenkrijgt. Liever vier keer per jaar drie goede vragen dan één keer per jaar een lijst van twintig.
Maak ook niet alles verplicht. Eén verplichte vraag is prima, de rest mag iemand overslaan. Zodra je niet verder kunt zonder een vak in te vullen waar je niets over te zeggen hebt, gaat het tabblad dicht.
Stel vragen waar iemand echt antwoord op kan geven
Hoe gaat het met de samenwerking? Dat is een vraag waar je weinig mee kunt. Hij is te breed, dus komt er meestal een kort antwoord terug waar je niets mee opschiet.
Vraag liever naar iets concreets dat net gebeurd is. Wat ging goed in het project van vorige maand? Dat levert bruikbare antwoorden op. Wat zou je anders doen als we het opnieuw deden? Ook zo’n vraag werkt goed.
Vraag daarnaast niet naar dingen waar je toch niets mee gaat doen. Dat voelt voor iedereen als verspilde tijd. In de tabel hieronder zie je welk soort vraag waarvoor handig is.
| Soort vraag | Voorbeeld | Wat je ermee kunt |
|---|---|---|
| Cijfer of schaal | Hoe soepel liep het overleg, van 1 tot 5? | Snel zien of er iets verandert over langere tijd |
| Gesloten keuze | Wat kostte deze maand de meeste tijd? | Meteen duidelijk waar het knelpunt zit |
| Open vraag | Wat zou je anders doen bij het volgende project? | Uitleg en ideeën die je zelf niet had bedacht |
| Vervolgvraag | Wat had je nodig gehad om het wel te laten lukken? | Doorvragen zonder de lijst voor iedereen langer te maken |
Kies een vast moment en één vaste plek
Feedback ophalen werkt beter als het terugkomt. Een vast moment, bijvoorbeeld na elk project of aan het einde van elk kwartaal, onthoudt iedereen makkelijker dan een verzoek dat ineens voorbijkomt.
Zet de vragenlijst ook steeds op dezelfde plek. Mensen weten dan waar ze moeten zijn en jij hoeft niet elke keer opnieuw uit te leggen hoe het werkt. Werk je met een online vragenlijst, dan hoeft dat trouwens niet ingewikkeld te zijn. In dit artikel over forms zie je stap voor stap hoe je een formulier opzet, vragen toevoegt en de antwoorden daarna terugleest.
Anoniem of juist met naam?
Dat hangt af van wat je vraagt. Gaat het over praktische dingen, dan is een naam erbij juist handig. Je kunt dan doorvragen als iets onduidelijk is.
Gaat het over sfeer, werkdruk of hoe iemand zich voelt in het team, dan levert anoniem meestal eerlijkere antwoorden op. Zeg vooraf duidelijk hoe je het hebt ingesteld. Twijfel over wie de antwoorden leest, zorgt bijna altijd voor voorzichtige antwoorden.
Houd er bij een klein team wel rekening mee dat antwoorden ook zonder naam herkenbaar kunnen zijn. Beloof daarom niet meer dan je waar kunt maken.
Laat zien wat je met de antwoorden doet
Dit is het stuk dat het vaakst wordt overgeslagen, terwijl het eigenlijk het belangrijkste is.
Koppel binnen een week terug. Vertel kort wat er is opgehaald, wat je oppakt en wat je voorlopig laat liggen. Dat laatste mag je gewoon hardop zeggen. Niet alles kan tegelijk, en daar heeft iedereen begrip voor zolang je uitlegt waarom.
Pak daarna één ding echt op en maak dat zichtbaar. Eén verandering die mensen terugzien in hun werk, doet meer voor de volgende ronde dan tien goede bedoelingen.
Kort samengevat
Een feedbackronde die werkt is kort, concreet en voorspelbaar. Stel een paar vragen over iets wat net is gebeurd, maak niet alles verplicht, kies een vast moment en koppel snel terug. Begin klein en houd het simpel. Een korte ronde die je elk kwartaal doet, levert uiteindelijk meer op dan een uitgebreid onderzoek dat je één keer opzet en daarna laat liggen.