Als je net begint op een kantoor, zeg je bijna automatisch ja. Ja tegen een extra klus, ja tegen die vergadering die eigenlijk niet in je agenda past, ja tegen iemand die vraagt of je even iets wilt uitzoeken. Tot je merkt dat het niet meer past en je toch weer als laatste het licht uitdoet.
In dit artikel deel ik hoe ik daar in mijn eerste jaar als office assistent mee omging. Je leest waarom ja zeggen zo vanzelf gaat als je nieuw bent, hoe je merkt dat je te veel hebt aangenomen, welke drie manieren van nee zeggen bij mij het beste werken en wat je doet als iemand toch blijft aandringen. Aan het eind lees je hoe je een grens aangeeft bij je leidinggevende, want dat voelt vaak nog een stuk spannender.
Waarom ja zeggen zo vanzelf gaat als je nieuw bent
Ik was twintig toen ik begon en ik wilde vooral laten zien dat ik het aankon. Elke vraag die langskwam voelde als een kans om te bewijzen dat ze de juiste persoon hadden aangenomen. Nee zeggen kwam niet eens in me op. Dat leek iets voor mensen die er al jaren werkten.
Daar komt bij dat je in het begin nog niet goed kunt inschatten hoeveel tijd iets kost. Een collega vraagt of je even een presentatie wilt nakijken. In je hoofd is dat tien minuten. In de praktijk zit je er een uur later nog naar te kijken, omdat je alles drie keer controleert.
En er speelt iets wat lastiger te benoemen is. Als je de jongste bent, voelt nee zeggen al snel brutaal. Alsof je iets weigert wat eigenlijk gewoon bij je werk hoort.
Toen ik me erin ging verdiepen, merkte ik dat ik daar totaal niet alleen in stond. Op Supportnet lees je verhalen van secretaresses en office managers die met precies hetzelfde worstelen, ook na tien of twintig jaar ervaring. Dat hielp me meer dan ik had verwacht. Het lag niet aan mij, en het ging ook niet vanzelf over.
Hoe je merkt dat je te veel hebt aangenomen
Het rare is dat je het meestal pas doorhebt als het al te laat is. Bij mij kwamen steeds dezelfde drie signalen terug.
Ik begon dingen te vergeten. Kleine dingen eerst, zoals een mail die ik nog zou sturen. Daarna grotere dingen, zoals een afspraak die ik zou inplannen. Niet omdat ik het niet belangrijk vond, maar omdat er te veel losse taken in mijn hoofd zaten.
Ik ging me ook verontschuldigen voor dingen die helemaal niet mis waren. Sorry dat het even duurde. Sorry dat ik er nu pas aan toekom. Op een gegeven moment begon bijna elke mail zo.
En ik raakte geïrriteerd door vragen die daarvoor prima waren. Iemand vroeg of ik even iets kon opzoeken en dan dacht ik van binnen: alweer. Dat was voor mij het duidelijkste teken. Als normale vragen je gaan storen, ligt dat meestal niet aan je collega’s maar aan je agenda.
Wat nee zeggen voor mij makkelijker maakte
Twee dingen hielpen. Het eerste was een andere manier van kijken. Ik dacht altijd dat nee zeggen betekende dat ik iemand teleurstelde. Inmiddels denk ik er anders over. Als ik ja zeg en het lukt niet, dan stel ik diegene pas echt teleur, want dan wacht hij of zij op iets wat niet komt. Een duidelijk nee is uiteindelijk vriendelijker dan een ja die niet klopt.
Het tweede was simpeler. Ik geef mezelf bedenktijd. In plaats van meteen antwoorden zeg ik nu vaak dat ik even in mijn agenda kijk en er binnen het uur op terugkom. In die paar minuten zie ik bijna altijd of het past. En het scheelt dat ik niet meer ja zeg alleen omdat iemand voor mijn bureau staat te wachten.
Drie manieren om nee te zeggen
Nee is een kort woord, maar je hoeft het zelden zo kaal te gebruiken. Deze drie vormen gebruik ik zelf het meest.
Nee met een korte reden
Je zegt in één zin wat er niet lukt en waarom. Niet meer dan dat. Bijvoorbeeld: dat lukt me vandaag niet, ik ben de hele middag bezig met de voorbereiding van de directievergadering.
Let op dat je niet gaat uitweiden. Hoe langer je uitleg, hoe meer het klinkt alsof je toestemming vraagt. Eén reden is genoeg. Geef je er drie, dan pakt de ander er meestal één uit om te weerleggen.
Nee met een alternatief moment
Hier zeg je geen nee tegen de vraag, maar tegen het tijdstip. Dat werkt goed bij dingen die echt bij je werk horen, maar nu niet passen. Bijvoorbeeld: vandaag red ik het niet, morgenochtend heb ik er ruimte voor.
Belangrijk is dat je dat alternatief ook echt waarmaakt. Anders wordt het een manier om iets vooruit te schuiven en sta je een dag later voor hetzelfde probleem.
Nee met een vraag terug
Deze is handig als je al vol zit en de vraag komt van iemand die dat niet kan weten. Je legt de keuze terug. Bijvoorbeeld: ik ben nu bezig met het reisschema en met de notulen van gisteren, welke van de twee mag wachten?
Je zegt geen nee, maar je maakt wel zichtbaar dat er iets moet wijken. In mijn ervaring trekt de ander de vraag dan vaak zelf in, of blijkt dat er ergens veel meer ruimte zit dan gedacht.
Zinnen die ik heb klaarliggen
Wat mij enorm hielp, is een paar zinnen paraat hebben. Niet om ze woordelijk op te dreunen, maar om iets te hebben waar ik op terugval als ik overvallen word.
| Wat ik vroeger zei | Wat ik nu zeg |
|---|---|
| Ja hoor, komt goed. | Ik kijk even in mijn agenda en laat het je binnen een uur weten. |
| Ik probeer het er even bij te doen. | Vandaag lukt het niet, morgenochtend heb ik er ruimte voor. |
| Sorry, ik heb het zo druk. | Dat lukt me deze week niet, ik zit vol met de voorbereiding van de vergadering. |
| Ik denk dat het wel past. | Ik ben nu met twee dingen bezig, welke mag wachten? |
| Nee, dat kan echt niet. | Dit hoort niet bij mijn taken, de afdeling inkoop kan je hier beter mee helpen. |
Wat je doet als iemand blijft aandringen
Dit vond ik het lastigst. Je zegt nee en de ander gaat gewoon door. Het is toch maar even. Kun je het niet ergens tussendoor doen.
Wat bij mij werkt, is rustig hetzelfde herhalen. Niet met nieuwe argumenten, want dan geef je de ander steeds iets nieuws om op te reageren. Gewoon dezelfde boodschap, iets anders geformuleerd. Ik snap dat het vervelend is, maar het lukt me vandaag echt niet.
Ga ook niet in discussie over je reden. Zodra je je agenda gaat verdedigen, gaat het gesprek over de vraag of je het wel druk genoeg hebt. Daar zou het niet over moeten gaan.
En als iemand blijft duwen, mag je dat benoemen. Je vraagt het nu voor de derde keer, ik snap dat het belangrijk is, zullen we samen kijken wie het wel kan oppakken? Dat klinkt spannend, maar het werkt vaak beter dan nog een keer nee zeggen.
Nee zeggen tegen je leidinggevende
Tegen collega’s is het al lastig. Tegen degene die je beoordeelt voelt het anders. Toch gaat het daar juist vaak mis, want je leidinggevende weet meestal niet precies wat er verder allemaal op je bord ligt.
Ik zeg tegen mijn leidinggevende eigenlijk nooit nee. Ik laat wel zien wat er dan verschuift. Ik kan dit oppakken, maar dan schuift het archiveren naar volgende week, is dat akkoord? Zo leg je de keuze op de plek waar hij hoort. Je leidinggevende kan prioriteiten stellen, jij kunt geen uren bijmaken.
Wat hierbij helpt, is dat je overzicht hebt. Als je zelf niet weet wat er op je lijst staat, kun je ook niet uitleggen wat er dan wegvalt. Bij mij staat daarom alles op één plek. Niet omdat ik zo netjes ben, maar omdat ik anders geen enkele onderbouwing heb.
Klein beginnen werkt het beste
Je hoeft niet morgen tegen alles nee te zeggen. Dat werkte bij mij ook niet. Ik begon met de kleinste dingen, waar weinig van afhing. Een verzoek dat prima een dag kon wachten. Een vraag die eigenlijk bij iemand anders hoorde.
Wat me het meest verbaasde, is hoe weinig er gebeurde. Niemand werd boos. Niemand vond me lui. De meeste mensen zeiden gewoon oké en gingen verder. Achteraf denk ik dat ik de reactie van anderen veel groter had gemaakt dan hij was.
Nee zeggen is geen karaktertrek waarmee je geboren wordt. Het is iets wat je oefent, net als notuleren of een agenda beheren. En hoe vaker je het doet, hoe normaler het wordt. Voor jou, en voor de mensen om je heen.
